20 mln zł przychodu i faktura, która zatrzymała ważne zamówienie
czerwiec 2026
Branża
Handel i usługi B2B
Skala firmy
Spółka z o.o. z przychodem około 20 mln zł rocznie
Jak uporządkowanie obiegu faktur i płatności pozwoliło naszemu klientowi odzyskać kontrolę nad dokumentami, ograniczyć ryzyko kosztownych opóźnień i uwolnić cenny czas zarządu?
Początek współpracy
Do współpracy z nami zgłosiła się firma, która była w bardzo dobrym momencie rozwoju. Sprzedaż rosła, pojawiały się nowe zapytania, a zarząd prowadził rozmowy o kolejnych dużych kontraktach.
Problem pojawił się wtedy, gdy przy jednym z większych zamówień firma niemal straciła termin dostawy przez opóźnioną płatność do kluczowego dostawcy.
Faktura zakupowa zwyczajnie utknęła w procesie akceptacji. Została dostarczona na maila jednego pracownika, przekazana dalej, ktoś inny miał ją potwierdzić, ktoś inny czekał z płatnością, a księgowość nie miała pełnej informacji, czy dokument jest gotowy do zapłaty.
Kiedy sprawa wyszła na jaw, okazało się, że nikt celowo nie wstrzymywał płatności. Dokument nie miał po prostu jasno określonego właściciela ani widocznego statusu.
Dla zarządu był to sygnał ostrzegawczy.
Firma była na etapie wzrostu, ale proces obsługi dokumentów i płatności nadal działał tak, jak w dużo mniejszej organizacji.
Diagnoza problemu
Największym problemem nie był brak programu ani brak zaangażowania pracowników.
Problemem był niejasny proces akceptacji faktur zakupowych i płatności.
W praktyce oznaczało to, że przy ważnych dokumentach trzeba było ustalać ręcznie:
- kto otrzymał fakturę
- kto miał ją zatwierdzić
- czy dokument został przekazany do księgowości
- czy płatność może zostać przygotowana
- czy zarząd ma już komplet informacji do decyzji
Dopóki firma była niewielka, taki sposób pracy wydawał się wystarczający. Przy zwiększonej skali zaczął on jednak stwarzać realne ryzyko biznesowe.
Jedna faktura, która zatrzymała się w procesie, mogła opóźnić dostawę, pogorszyć relację z dostawcą i zagrozić realizacji ważnego zamówienia dla klienta.
Czy ukryte przeszkody blokują potencjał spółki?
Usprawnij procesy księgowe, administracyjne i finansowe swojej firmy.
Jakie rozwiązanie zaproponowaliśmy?
Zaczęliśmy od przeanalizowania konkretnego procesu: od momentu wpływu faktury zakupowej do firmy aż do jej zapłaty.
Sprawdziliśmy:
- gdzie trafia dokument
- kto powinien go opisać
- kto zatwierdza koszt
- kiedy faktura trafia do księgowości
- kiedy może zostać przygotowana płatność
- kto widzi status dokumentu
- kto reaguje, jeśli proces się zatrzyma
Na tej podstawie zaprojektowaliśmy prostszy i bardziej czytelny proces akceptacji faktur oraz płatności.
Najważniejsze zmiany dotyczyły trzech obszarów:
1. Jeden właściciel dokumentu
Każda faktura zyskała osobę odpowiedzialną za jej opis i dalsze przekazanie. Dzięki temu dokument nie utykał między działami.
2. Widoczny status faktury
Zarząd, administracja i księgowość widzą, czy faktura jest przyjęta, czy wymaga akceptacji, została zaakceptowana, przekazana do płatności czy już opłacona.
3. Jasna ścieżka płatności
Ustaliliśmy, kiedy faktura może trafić do płatności, kto ją zatwierdza i jakie informacje muszą być dostępne przed przygotowaniem przelewu.
Nie chodziło o stworzenie rozbudowanej procedury, a o to, by każdy ważny dokument miał swojego właściciela, status i kolejny krok do wykonania.
Efekty
Po uporządkowaniu procesu firma zyskała większą kontrolę nad fakturami zakupowymi i płatnościami.
- Księgowość szybciej otrzymuje komplet informacji
- Administracja wie, co powinna zrobić z dokumentem
- Zarząd nie musi ręcznie odtwarzać historii faktury z maili i rozmów
- Ryzyko opóźnień płatności do ważnych dostawców jest zminimalizowane
Najważniejszy stał się jednak fakt, że zarząd mógł przestać angażować się w bieżące wyjaśnienia operacyjne.
W kolejnych okresach firma dynamicznie zwiększyła sprzedaż. Uporządkowanie procesów nie było jedynym powodem wzrostu, ale stworzyło warunki, w których zarząd mógł poświęcać więcej czasu na rozwój biznesu, a mniej na gaszenie administracyjnych pożarów.
Odezwij się do nas
