Administracja ▪ Księgowość ▪ Finanse
Zautomatyzuj procesy
w spółce z o.o.
Uprość działania. Obniż koszty. Zapanuj nad dokumentacją.
Co zyska Twoja firma?
Szybsze procesy w administracji, księgowości i finansach
Lepszy przepływ informacji między działami
Bieżący podgląd stanu należności i zobowiązań
Prostsze audyty i kontrola
Skalowanie firmy bez zwiększania zatrudnienia
Czy Twoja spółka rośnie szybciej niż procesy zarządzania?
To częsty scenariusz. Procesy administracyjne, które działały przy mniejszej skali, mogą przestać wystarczać, kiedy firma rośnie. To ryzykowna sytuacja, ale można jej łatwo zaradzić.
Najczęstsze problemy
- dokumenty krążą po skrzynkach mailowych
- faktury są zatwierdzane ręcznie
- przelewy są przepisywane do banku
- dane z księgowości i banku nie są połączone
- raporty dla zarządu pojawiają się z opóźnieniem
- odpowiedzialność za poszczególne etapy procesu jest niejasna
Czym to grozi?
- przerost zatrudnienia w administracji
- bałagan w dokumentach
- możliwe błędy i przeoczenia
- dużo pracy i zaangażowania wielu osób w sprawy, które można zautomatyzować
- brak zasobów na sprawy dotyczące rozwoju i inwestycji
- opóźnienia w przepływie danych i w analizach
Jak pomagamy?
- łatwiejsze zarządzanie płynnością finansową
- historia dokumentu (kto wprowadził, zatwierdził, itp.)
- lepsza kontrola i poczucie odpowiedzialności pracownika
- spokój po stronie kierownictwa
- możliwość skupienia się na rozwoju, a nie na pilnowaniu spraw bieżących
- automatyczne powiadomienia
- większa terminowość płatności
- zmiana struktury zatrudnienia ku wykwalifikowanej kadrze kontrolującej procesy
- lepsze relacje z dostawcami
- wizerunek nowoczesnej firmy
Zautomatyzuj procesy księgowe – zyskaj czas, kontrolę i pieniądzie
Od którego procesu najczęściej rozpoczynamy automatyzację?
Obieg faktur kosztowych
Efekt: Wiedza o tym, gdzie jest faktura, kto ją zatwierdził, czy została przekazana do księgowości i czy jest gotowa do płatności.
Akceptacja kosztów
Efekt: Jasne zasady tego, kto zatwierdza poszczególne rodzaje kosztów i na jakim etapie ich procesowania.
Płatności i bank
Efekt: Eliminacja ręcznego przygotowywania przelewów, kontrola płatności, połączenie banku z księgowością lub obiegiem dokumentów.
Należności i zobowiązania
Efekt: Zarząd ma bieżący widok na to, kto zalega z płatnością, jakie zobowiązania ma firma i jak wygląda sytuacja płynnościowa.
Raportowanie finansowe dla zarządu
Efekt: Raporty pokazują aktualny obraz sytuacji zamiast opisywać przeszłość.
Przekazywanie dokumentów do księgowości
Efekt: Księgowość otrzymuje kompletne dokumenty na czas i nie musi o nie stale dopytywać.
Dla kogo jest automatyzacja procesów księgowych i finansowych?
To rozwiązanie dla spółek z o.o. z sektora MŚP, które rosną, ale widzą, że ich obecne procesy administracyjne, księgowe i finansowe zaczynają spowalniać firmę.
Na automatyzacji szczególnie zyskają firmy, które:
- obsługują coraz więcej faktur, dokumentów i płatności
- pracują w kilku różnych programach, arkuszach lub systemach
- nadal opierają procesy na mailach, arkuszach i ręcznych ustaleniach
- chcą uporządkować elektroniczny obieg dokumentów
- chcą zautomatyzować akceptację faktur kosztowych
- chcą usprawnić przygotowanie i kontrolę przelewów
- potrzebują lepszej kontroli należności i zobowiązań
- chcą szybciej otrzymywać raporty finansowe dla zarządu
- planują dalszy rozwój bez zwiększania zatrudnienia w administracji
Twoja firma potrzebuje automatyzacji? Zacznijmy od diagnozy.
Automatyzacja procesów administracyjnych zaczyna się od uporządkowania sposobu pracy, odpowiedzialności, przepływu dokumentów i danych finansowych.
Dlatego pierwszym zadaniem, które wykonujemy, jest diagnoza obecnych procesów.
Co otrzymasz po diagnozie?
Otrzymasz praktyczne podsumowanie, zawierające najważniejsze wnioski i rekomendacje, które pomogą Ci podjąć najlepszą decyzję o automatyzacji.
W zależności od zakresu współpracy podsumowanie obejmuje:
1. Mapę obecnego procesu
2. Wskazanie słabych punktów
3. Identyfikację miejsc, w których firma traci czas
4. Identyfikację miejsc, w których rośnie ryzyko błędu
5. Wskazanie czynności wykonywanych ręcznie
6. Rekomendacje, które czynności można uprościć
7. Rekomendacje, które czynności można zautomatyzować
8. Propozycję kolejności działań
9. Wskazanie procesów, które warto uporządkować jako pierwsze
10. Rekomendacje dotyczące raportowania i kontroli zarządczej
11. Wstępny plan dalszych kroków
7. Rekomendacje, które czynności można zautomatyzować
8. Propozycję kolejności działań
9. Wskazanie procesów, które warto uporządkować jako pierwsze
10. Rekomendacje dotyczące raportowania i kontroli zarządczej
11. Wstępny plan dalszych kroków
Jak wygląda współpraca podczas diagnozy procesów?
Krok 1: Rozmowa wstępna
Porozmawiamy o tym, jak obecnie działa firma: gdzie pojawiają się opóźnienia, które obszary są najbardziej obciążone i jakich informacji najczęściej brakuje zarządowi.
Krok 2: Zebranie informacji o procesie
Sprawdzimy, jak dokumenty, faktury, płatności i dane finansowe przepływają przez firmę. Ustalimy, kto odpowiada za poszczególne etapy i gdzie proces się zatrzymuje.
Krok 3: Analiza słabych punktów
Wskażemy miejsca, w których pojawia się ręczna praca, dublowanie czynności, brak odpowiedzialności, opóźnienia lub ryzyko błędu.
Krok 4: Rekomendacje
Pokażemy, które elementy procesu warto uprościć, uporządkować lub zautomatyzować.
Krok 5: Plan dalszych działań
Przygotujemy propozycję kolejności działań: od prostych usprawnień po większe wdrożenia, integracje lub zmiany organizacyjne.
Co obejmuje diagnoza procesów księgowych, finansowych i administracyjnych?
Przeanalizujemy, jak w praktyce działają kluczowe procesy w Twojej spółce:
- obieg dokumentów i faktur kosztowych
- elektroniczny obieg dokumentów
- akceptację faktur kosztowych
- przygotowanie i kontrolę płatności
- automatyzację przelewów
- integrację banku z księgowością
- monitorowanie należności i zobowiązań
- przekazywanie dokumentów do księgowości
- raportowanie finansowe dla zarządu
- podział odpowiedzialności między osoby i działy
- miejsca, w których dane są przepisywane ręcznie
- obszary, w których pojawiają się opóźnienia lub błędy
Dlaczego my?
- Nie patrzymy wyłącznie na to, jak „obsłużyć dokument”
- Badamy, jak dokument, płatność i dane finansowe wpływają na zarządzanie firmą
- Analizujemy cały proces: od momentu, kiedy dokument pojawia się w firmie, przez akceptację, płatność, księgowanie, raportowanie i kontrolę zarządczą
- Nasze rekomendacje nie są oderwane od rzeczywistości księgowej i finansowej spółki.
- Wnioski są praktyczne, możliwe do wdrożenia i dopasowane do sposobu działania Twojej firmy.
Opinie naszych klientów
Firmę Completum charakteryzuje wyjątkowe zaangażowanie w sprawy klienta. Zawsze rzetelnie i terminowo wywiązuje się ze zobowiązań. Polecam!
Firma leasingowa
Prezes zarządu
Firma Completum wykonuje swoje usługi z najwyższą starannością, ze szczególnym uwzględnieniem poufności oraz bezpieczeństwa danych. Dostarcza wartościowe raporty i analizy.
Bank międzynarodowy
Dyrektor finansowy
FAQ: Najczęściej zadawne pytania o automatyzację procesów w spółce z o.o.
Czym jest automatyzacja procesów księgowych?
Automatyzacja procesów księgowych polega na ograniczeniu ręcznych czynności związanych z dokumentami, fakturami, płatnościami, księgowaniem i raportowaniem. W praktyce może obejmować elektroniczny obieg dokumentów, automatyczne przekazywanie danych do księgowości, integrację z bankiem oraz szybsze przygotowywanie raportów dla zarządu.
Czy automatyzacja procesów oznacza zakup programu?
Nie zawsze. Zakup programu może być elementem automatyzacji, ale nie powinien być pierwszym krokiem. Najpierw warto sprawdzić, jak działa obecny proces, gdzie pojawiają się opóźnienia, gdzie dane są przepisywane ręcznie i jakie informacje są potrzebne zarządowi. Dopiero potem można dobrać odpowiednie narzędzie.
Od czego zacząć automatyzację procesów w firmie?
Automatyzację najlepiej zacząć od diagnozy obecnych procesów. Warto sprawdzić obieg dokumentów, akceptację faktur, płatności, należności, zobowiązania, przekazywanie dokumentów do księgowości oraz raportowanie dla zarządu. Diagnoza pozwala ustalić, który proces warto uporządkować jako pierwszy.
Dla jakich firm jest diagnoza procesów?
Diagnoza procesów jest szczególnie przydatna dla rosnących spółek z o.o. z sektora MŚP, które mają coraz więcej dokumentów, płatności i danych finansowych, ale nadal pracują na mailach, Excelach i ręcznych ustaleniach.
Co daje automatyzacja procesów finansowych?
Automatyzacja procesów finansowych może poprawić kontrolę nad płatnościami, należnościami, zobowiązaniami i raportowaniem. Dzięki temu zarząd szybciej otrzymuje dane, łatwiej monitoruje płynność i może ograniczyć ryzyko błędów wynikających z ręcznego przepisywania informacji.
Czy automatyzacja procesów zmniejsza koszty administracji?
W wielu firmach automatyzacja pozwala ograniczyć liczbę powtarzalnych, ręcznych czynności administracyjnych. Nie zawsze oznacza to natychmiastowe zmniejszenie zatrudnienia, ale może umożliwić lepsze wykorzystanie czasu pracowników, ograniczenie błędów i skalowanie firmy bez proporcjonalnego zwiększania administracji.
Dlaczego warto zacząć od diagnozy, a nie od zakupu programu?
Wiele firm zaczyna automatyzację od wyboru narzędzia, kupując program do obiegu dokumentów, system raportowy albo rozwiązanie do płatności. To może być dobry krok, ale tylko wtedy, gdy wcześniej wiadomo, jaki proces ma obsługiwać dane narzędzie.
Jednak jeśli firma nie wie, kto odpowiada za dokument, kiedy ma nastąpić akceptacja, kiedy dokument trafia do księgowości, czy jakie dane powinien widzieć zarząd, samo wdrożenie systemu nie rozwiąże problemu. Dlatego automatyzację procesów warto zacząć od diagnozy.
Dlaczego automatyzacja procesów jest ważna dla zarządu?
Automatyzacja procesów finansowych i administracyjnych to nie jest wyłącznie temat księgowości. To temat zarządczy. Nieuporządkowane procesy wpływają na decyzje, płynność finansową, koszty administracji i kontrolę nad firmą.
Jeżeli dokumenty trafiają do księgowości za późno, raporty są niepełne. Jeżeli należności nie są monitorowane na bieżąco, płynność może wymknąć się spod kontroli. Jeżeli akceptacja faktur odbywa się mailowo, trudno odtworzyć historię decyzji. Jeżeli przelewy są przygotowywane ręcznie, rośnie ryzyko błędu. Jeżeli dane są w kilku miejscach, zarząd traci czas na ustalanie faktów. Przy większej skali działalności improwizacja w procesach zaczyna kosztować.
Dobrze zaprojektowana automatyzacja procesów daje zarządowi większą kontrolę nad firmą bez konieczności osobistego pilnowania każdego dokumentu.
Sprawdźmy, które procesy w Twojej spółce warto zautomatyzować.
Wypełnij formularz, a skontaktujemy się z Tobą mailowo w ciągu 24 godzin, aby omówić obecną sytuację w Twojej firmie i wskazać, od którego obszaru warto zacząć.
